نصائح بسيطة لإدارة الوقت والتحكم فيه

إذا لم يكن لديك الوقت الكافي لإكمال مهامك ، يمكن أن تساعدك إدارة الوقت بشكل أفضل على استعادة السيطرة على يومك.

لا تعني إدارة الوقت أنك تنجز المزيد من العمل ، بل تعني أنك تركز على العمل المهم ويحدث فرقًا. سواء كان ذلك في العمل أو في نمط حياتك بشكل عام ، فإن تعلم كيفية إدارة وقتك بفعالية سيساعدك على الشعور بمزيد من الاسترخاء والتركيز والسيطرة.

تقول أخصائية علم النفس في العمل القانوني إيما دونالدسون-فيلدر: “الهدف من الإدارة الجيدة للوقت هو تحقيق التوازن الذي تريده في نمط حياتك”.

فيما يلي أهم نصائحه لتحسين إدارة الوقت:

حقق اهدافك

يوضح دونالدسون-فيلدر: “هذه هي الخطوة الأولى نحو تحسين إدارة وقتك ، وهي أن تسأل نفسك بعض الأسئلة: من تريد أن تكون ، وأولوياتك في الحياة ، وما الذي تريد تحقيقه في حياتك المهنية أو الشخصية”. . وأضافت: “هذا هو المبدأ التوجيهي لكيفية قضاء وقتك وكيفية إدارتك له”.

بمجرد تحديد الصورة الكبيرة ، حتى لو كانت عامة تمامًا ، يمكنك تحديد أهداف قصيرة ومتوسطة المدى. تساعدك معرفة أهدافك على التخطيط بشكل أفضل والتركيز على الأشياء التي ستساعدك على تحقيق تلك الأهداف.

حضر قائمة

من الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت محاولة تذكر الكثير من التفاصيل ، مما يؤدي إلى زيادة التحميل مع الكثير من المعلومات. ومع ذلك ، فإن أفضل طريقة للبقاء منظمًا ومسيطرًا على مشاريعك ومهامك هي استخدام قائمة مهام لوضع هذه المعلومات عليها.

يقول دونالدسون-فيلدر: “حاول فعل ذلك وتعرّف على الأفضل بالنسبة لك”. قالت إنها تفضل عمل قائمة مهام ، لتجنب الاضطرار إلى متابعة إنشاء قوائم متعددة. “إعداد القائمة سيساعدك على تحقيق أولوياتك والمواعيد النهائية ، مما يساعدك على تأجيل المهام غير العاجلة.”

اعمل بذكاء وليس بجهد أكبر

تعني الإدارة الجيدة للوقت في العمل القيام بعمل جيد ، وليس عملًا قذرًا. يوصي Donaldson-Felder بالتركيز ليس على عملك ، ولكن على نتائج عملك. تقول: “إن قضاء المزيد من الوقت في القيام بشيء ما لا يعني بالضرورة القيام بالمزيد منه”. “قد لا تكون البقاء ساعة إضافية في العمل في نهاية اليوم هي الطريقة الأكثر فاعلية لإدارة وقتك.”

قد تشعر بالاستياء من البقاء مستيقظًا لساعات بعد انتهاء العمل. من المرجح أيضًا أن تكون أقل إنتاجية وإحباطًا بسبب عدم القيام بالكثير من العمل ، مما يؤدي إلى تفاقم التوتر.

خذ استراحة غداء

يعمل الكثير من الناس في استراحة الغداء للحصول على ساعة إضافية في العمل. لكن ، كما يقول دونالدسون-فيلدر ، قد يأتي بنتائج عكسية. “كقاعدة عامة ، قضاء 30 دقيقة على الأقل بعيدًا عن مكتبك سيساعدك على أن تكون أكثر كفاءة في فترة ما بعد الظهر ،” كما تقول.

الاستراحة هي فرصة للاسترخاء والتفكير في شيء آخر غير العمل. يقول دونالدسون-فيلدر: “الخروج إلى الخارج ، أو حتى ممارسة الرياضة بشكل أفضل ، سوف يجدد شبابك عندما تعود إلى مكتبك ، بعيون جديدة وتركيز متجدد.”

تحديد أولويات الوظائف الأكثر أهمية

يمكن تصنيف المهام إلى أربع فئات:
• عاجل ومهم
• ليست عاجلة ولكنها مهمة
• عاجل لكن غير مهم
• لا مستعجل ولا مهم

يقول دونالدسون-فيلدر: “عندما يرن الهاتف ، قد يبدو الرد عاجلاً ، لكنه ليس مهمًا بالضرورة”. “قد يكون الاستمرار في ما كنت تفعله أكثر أهمية من تشتيت انتباهك بمكالمة هاتفية. إذا كان الأمر كذلك ، فقد يكون السماح بالبريد الصوتي أكثر فاعلية في التقاط الرسالة.”

يتيح الأشخاص الذين يتمتعون بإدارة جيدة للوقت وقتًا للتركيز على الأنشطة التي ليست عاجلة ولكنها مهمة. من خلال القيام بذلك ، تقل احتمالية أن تصبح هذه الأنشطة ملحة ومهمة.

“الهدف هو تعلم أن تصبح أكثر مهارة في تقليل عدد المهام العاجلة والمهمة. الاضطرار إلى التعامل مع عدد كبير من المهام العاجلة والمهمة يمكن أن يسبب الإجهاد.”

التدريب الشخصي: تطوير الذات من أجل النجاح!

قم بعمل الـ 4 Ds

يمكننا قضاء ما يصل إلى نصف يوم العمل في فحص رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، مما يتركنا متعبين ومحبطين وغير منتجين. وجدت دراسة أن واحدًا من كل ثلاثة موظفين في المكاتب يعاني من الإجهاد الناجم عن رسائل البريد الإلكتروني.

يعد اتخاذ القرار في المرة الأولى التي تفتح فيها بريدًا إلكترونيًا أمرًا ضروريًا لإدارة الوقت بشكل فعال. لإدارة هذا العبء بشكل فعال ، ينصح دونالدسون فيلدر بممارسة المبادئ الأربعة لاتخاذ القرار:

• حذف: يمكن حذف نصف رسائل البريد الإلكتروني على الفور.
• ما يجب القيام به: إذا كان البريد الإلكتروني عاجلاً أو يمكن إجراؤه بسرعة.
• تفويض: إذا كان يمكن لشخص آخر التعامل مع البريد الإلكتروني بشكل أفضل.
تأجيل: خصص بعض الوقت لاحقًا لقضاء بعض الوقت مع رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب إجراءات أطول.